Lobby.jpg

Privacy Policy

PERSONAL DATA PROTECTION POLICY

By signifying your consent to us in writing, you consent to Hotel Istana Kuala Lumpur (“HIKL”), a hotel owned by THR Hotel (KL) Sdn Bhd processing the following personal data as provided by you which may include personal data that relates to:

  • Your identity (including your name, National Registration Identification Card / Passport No., gender, nationality and date of birth);
  • Your employment information (including your occupation, company and designation);
  • Your car plate number;
  • Your contact information (including your telephone numbers, email and mailing addresses); and
  • Your travel details (including the dates and times of arrival at the previous destination and departure to future destinations).

We may collect information relating to your nationality and date of birth in order to serve you better. However, in view that this information is not mandatory, you may opt not to provide us with this information.

Where applicable, we will process your personal data for the following purposes:

  • To facilitate your reservation and all other processes, including the registration process, in relation to your stay at our hotel;
  • For the administration of benefits under the Kris Rewards programme;
  • For general contact purposes;
  • For billing and payment purposes;
  • For verification, security and access;
  • For internal administrative purposes including auditing, accounting, tax and data analysis;
  • For maintenance of customer databases and customer service related purposes;
  • To respond to any enquiries and complaints, including to obtain feedback and comments in relation to the food & beverages and services provided by our food & beverages outlets;
  • To issue official proposal or confirmation for events;
  • To comply with legislative and statutory requirements;
  • To protect or enforce our rights including to recover any debt owing to us;
  • To investigate complaints and suspected suspicious transactions;
  • For general administrative and management purposes; and
  • For all other purposes in relation or incidental to the above.

Where you have consented, we will use your personal information to communicate with you on:

  • Our events, functions, roompromotions, and food and beverage dining promotions; and
  • Third party services and/or products which we feel may be of interest to you.

If you do not wish your personal information to be utilised for such communications, or if you would like to change your mind on a previous consent you have given on this, please contact us at 03- 21419988 or by writing to us at Hotel Istana Kuala Lumpur, 73 Jalan Raja Chulan, 50200, Kuala Lumpur, Malaysia. Your latest written instructions to us will prevail.

Your information is necessary to us. Unless otherwise stated, all information requested by HIKL is obligatory. If you do not provide and/or allow us to process all the obligatory information as requested, we will not be able to keep complete information about you, thus affecting our ability to accomplish the above stated purposes.


Disclosure of information

HIKL may disclose your personal data to the following parties (including those within and outside Malaysia):

  • Agents, contractors, vendors and service providers (including but not limited to professional, financial and/or payment service providers) that provide services including data processing services relating to the purposes above;
  • Your agents and advisors (including but not limited to professional advisers) and any other person notified by and authorised by you;
  • Government agencies / statutory bodies / authorities;
  • Our assignees or potential assignees, acquirers or potential acquirers and successors-in-title;
  • Any person, who is under a duty of confidentiality who has undertaken the responsibility to keep such data confidential;
  • HIKL’s related and associated companies and affiliates; and
  • Other parties, in respect of whom you have consented to the disclosure of your personal data.

We may also disclose your personal data (within and outside Malaysia) in good faith, (i) to comply with requirements of the government, law enforcement agency, any authorities to whom HIKL is subject to or any orders of court; (ii) as is necessary or relevant in relation to any legal process; or (iii) if required or authorised by law.


Access, corrections and complaints

If you would like to make any inquiries or complaints or requests to access, correct or limit our processing of your personal data, you may contact our Personal Data Officer at 03-21419988, Fax 03-21440111or email address at ruby.thangarajah@hotelistana.com.my/ c.ravindran@hotelistana.com.my

In the event of any inconsistencies between the English version and the Bahasa Malaysia version of this notice, the English version shall prevail.


NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI

Dengan memberikan kami persetujuan anda secara bertulis, anda bersetuju untuk Hotel Istana Kuala Lumpur ("HIKL"), sebuah hotel yang dimiliki oleh THR Hotel (KL) Sdn Bhd memproses data peribadi berikut seperti yang disediakan oleh anda, yang mungkin termasuk data peribadi yang berkaitan dengan:

  • Pengenalan anda (termasuk nama, nombor Pendaftaran Kad Pengenalan / Pasport, jantina, kewarganegaraan dan tarikh lahir anda);
  • Maklumat pekerjaan anda (termasuk pekerjaan, syarikat dan jawatan anda);
  • Nombor plat kereta anda;
  • Maklumat perhubungan anda (termasuk nombor telefon, emel dan alamat surat menyurat anda); dan
  • Maklumat perjalanan anda (termasuk tarikh dan masa ketibaan di destinasi sebelum dan pelepasan ke destinasi-destinasi seterusnya).

Kami mungkin akan mengumpul maklumat yang berkaitan dengan kewarganegaraan dan tarikh lahir anda untuk memberi perkhidmatan yang lebih baik kepada anda. Walau bagaimanapun, memandangkan bahawa maklumat ini adalah tidak wajib, anda boleh memilih untuk tidak memberikan kami maklumat tersebut.

Di mana berkenaan, kami akan memproses data peribadi anda bagi tujuan-tujuan berikut:

  • Untuk memudahkan tempahan anda dan semua proses lain, termasuk proses pendaftaran, berkenaan dengan penginapan anda di hotel kami;
  • Untuk pengurusan faedah-faedah di bawah program Kris Rewards ;
  • Untuk tujuan perhubungan umum;
  • Untuk tujuan bil dan pembayaran;
  • Untuk pengesahan, sekuriti dan akses;
  • Untuk tujuan pentadbiran dalaman termasuk pengauditan, perakaunan, cukai dan analisis data;
  • Untuk penyelenggaraan pangkalan data keahlian dan untuk tujuan yang berkaitan dengan perkhidmatan pelanggan;
  • Untuk membalas apa-apa pertanyaan dan aduan, termasuk untuk mendapatkan maklum balas dan komen berhubung dengan makanan dan minuman dan perkhidmatan yang disediakan oleh kedai makanan dan minuman kami;
  • Untuk mengeluarkan cadangan rasmi atau pengesahan untuk acara-acara;
  • Untuk mematuhi keperluan perundangan dan perkanunan;
  • Untuk melindungi atau mempertahankan hak-hak kami termasuk untuk mendapatkan apa-apa hutang yang terhutang kepada kami;
  • Untuk menyiasat aduan dan urus niaga yang mencurigakan;
  • Bagi tujuan pentadbiran dan pengurusan am; dan
  • Untuk semua tujuan lain yang berkaitan atau yang bersampingan dengan di atas.

Di mana anda telah menyatakan persetujuan anda, kami akan menggunakan data peribadi anda untuk berkomunikasi dengan anda mengenai:

  • acara-acara kami, promosi-promosi bilik kami, dan promosi-promosi makanan dan minuman kami; dan
  • perkhidmatan-perkhidmatan dan/atau produk-produk daripada pihak ketiga yang kami rasa mungkin menarik bagi anda. Jikalau anda tidak mahu data peribadi anda digunakan bagi komunikasi tersebut, atau anda ingin mengubah fikiran tentang persetujuan yang telah anda berikan tentang ini, sila hubungi kami di 03-21419988 atau dengan menulis kepada kami di Hotel Istana Kuala Lumpur, 73 Jalan Raja Chulan, 50200, Kuala Lumpur, Malaysia Arahan bertulis terbaru anda akan diguna pakai. Kami memerlukan maklumat anda. Melainkan dinyatakan sebaliknya, semua maklumat yang diminta oleh HIKL adalah wajib. Jika anda tidak memberikan dan/atau membenarkan kami memproses semua maklumat yang wajib seperti yang diminta, kami tidak akan dapat menyimpan rekod maklumat anda yang lengkap, dan ia akan menjejaskan keupayaan kami untuk mencapai tujuan yang dinyatakan di atas. Penzahiran maklumat anda HIKL mungkin menzahirkan data peribadi anda kepada pihak-pihak berikut (termasuk di dalam dan di luar Malaysia):
  • Ejen, kontraktor, penjual dan pembekal perkhidmatan (termasuk tetapi tidak terhad kepada pembekal perkhidmatan profesional, kewangan dan/atau pembayaran) yang menyediakan perkhidmatan termasuklah perkhidmatan-perkhidmatan pemprosesan data yang berkaitan dengan tujuan di atas;
  • Ejen-ejen dan penasihat anda (termasuk tetapi tidak terhad kepada penasihat profesional) dan mana-mana pihak yang telah anda maklumkan kepada kami, dan diberikan kuasa oleh anda;
  • Agensi kerajaan / badan berkanun / pihak berkuasa;
  • Pemegang serah hak kami atau bakal pemegang serah hak, pengambilalih atau bakal pengambilalih dan pengganti hak milik;
  • Mana-mana entiti di bawah kewajipan kerahsiaan yang telah mengaku janji untuk memastikan data tersebut dirahsiakan;
  • Syarikat-syarikat yang berkaitan dan bersekutu dengan HIKL; dan
  • Pihak-pihak lain yang mana anda telah memberi persetujuan untuk menzahirkan data peribadi anda.

Kami juga mungkin akan mendedahkan data peribadi anda (di dalam dan di luar Malaysia) dengan suci hati, (i) untuk mematuhi keperluan kerajaan, agensi penguatkuasaan undang-undang, mana-mana pihak berkuasa yang mana HIKL adalah tertakluk kepada, atau menurut perintah mahkamah; (ii) jika perlu atau berkenaan dengan mana-mana proses undang-undang; atau (iii) jika dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang.

Akses, pembetulan dan aduan

Jika anda ingin membuat sebarang pertanyaan atau aduan atau permohonan untuk mengakses, membetulkan atau menghadkan pemprosesan data peribadi anda, anda boleh menghubungi Pegawai Data Peribadi kami di 03-21419988, Faks 03-21440111 or alamat emel ruby.thangarajah@hotelistana.com.my / c.ravindran@hotelistana.com.my

Sekiranya terdapat apa-apa ketidakselarasan di antara notis ini di dalam versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan terpakai.